Los 5 minutos antes de empezar una reunión

En cualquier organización en la que nos movemos, ya sea la familia, un grupo de amigos, la empresa o una ONG, hay emociones, supuestos y lealtades latentes entre las personas que la conforman. A veces son muy explícitos y otras, ni siquiera los protagonistas son conscientes de ellos. Pero están presentes en la dinámica del grupo, y a menudo son la causa de que las cosas no fluyan como quisiéramos.

En esos momentos, nos gustaría preguntar a las personas implicadas “por qué”, qué es aquello que los está frenando o impidiendo tirar adelante con una iniciativa. Sin embargo, no siempre podemos preguntarlo directamente. Incluso si lo hiciéramos, no podríamos estar seguros de que la respuesta que nos den sea realmente lo que les sucede. Lejos de tirar la toalla y frustrarnos, podemos intentar leer el sistema (entendido como grupo humano) con otras herramientas. Se trata de activar nuestro radar interno para captar las señales más sutiles que nos dan información sobre cómo están las personas de ese grupo.

Uno de mis momentos preferidos para percibir la temperatura de un grupo y las relaciones entre sus miembros son los cinco minutos antes de ponernos a trabajar en lo que nos convoca. Me refiero a los eventos iniciales, aquello que ocurre minutos antes de empezar una reunión. Es impresionante la cantidad de información que podemos obtener en ese espacio de tiempo, que nos ayudará a enfocar la atención y a modular la tarea siguiente para ser más efectivos. A continuación, os comparto una lista (no exhaustiva) de acontecimientos iniciales que podemos mirar para afinar nuestra capacidad de diagnóstico de la dinámica de un grupo:

  • Puntualidad y atrasos: observar quienes llegan a la hora y quienes no, así como su reacción, nos da indicios sobre su relación con las normas y el compromiso con el grupo
  • Lugar: podemos observar si el organizador ha convocado la reunión en un lugar “de paso” o en una sala acondicionada , así como si el lugar dispone de sillas cómodas y suficientes, si hay agua o café, etc. Esto es un indicador de la importancia de la reunión, así como el tipo de cuidado hacia las personas que hay en esa organización.
  • Convocatoria: es interesante saber quién convocó la reunión, su nivel de autoridad, si recibe a los invitados y cómo lo hace. ¿Envió agenda previa? ¿Se aseguró la asistencia con anticipación? ¿Tuvo alguna respuesta por parte de los asistentes? Esto nos puede indicar la importancia del tema a tratar, la urgencia, el nivel de acuerdo o conflicto que despierta.
  • Convocados: observar quiénes están invitados… y sobre todo quiénes no, cómo llegan (juntos, separados…), si hay ausencias justificadas o no.
  • Formalidad: este aspecto nos da pistas sobre el tipo de jerarquía presente, el nivel de confianza, y el tipo de organización en la que estamos. Para hacernos una idea de la formalidad podemos observar la vestimenta, el tipo de saludo, si las personas se tratan de usted o se tutean, el lenguaje utilizado (argot, chistes, tono grave…). Si conocemos algunos de los invitados, también podemos observar cambios respecto a ocasiones anteriores.
  • Alianzas y lealtades: podemos empezar a percibir la relación entre los asistentes fijándonos en el lugar dónde se sientan (si los conocemos, nos podemos preguntar si siempre es el mismo lugar), quiénes conversan entre ellos, miradas cruzadas, comentarios cómplices, etc.
  • Tipo de conversación: antes de empezar la reunión suelen aparecer mini-conversas que nos dan pistas sobre la dinámica que puede suceder después. Aquí podemos presenciar distintos tipos de conversaciones: políticamente correctas, directas a la tarea, más en lo personal, críticas a personas externas, chistes y sarcasmos, silencios de algunos, etc.
  • Emoción con la que llegan los asistentes (y uno mismo): agitados, nerviosos, calmados, tímidos, exuberantes, irritados, enfadados, tristes, ansiosos, alegres. Observar la parte emocional es ya un gran primer paso, que podemos ir afinando con la práctica. Por ejemplo, vale la pena preguntarnos si es una emocionalidad compartida por varios, o si es algo individual, si se sale de lo habitual para aquella persona, si se correlaciona con algún acontecimiento conocido, si su cuerpo es consistente con la emoción que percibimos, etc.

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